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Office Manager

Resumen de posición

El Gerente de Oficina es responsable de proporcionar una amplia gama de administración de oficina y apoyo a la empresa, incluyendo contestar líneas telefónicas, programar / administrar calendarios, hacer / confirmar arreglos de reuniones, editar y corregir propuestas y escribir correspondencia. Debe ser autogestionado y deberes directos de todo el personal administrativo. Debe estar orientado a los números y ser creativo con el trabajo del proyecto. Debe estar abierto no solo a ser gerente de oficina, sino también a apoyar a un CEO y VP con arreglos de viaje, calendarios, informes de gastos, etc. Debe ser ingenioso, un pensador independiente, autosuficiente y motivado.

Obligaciones y responsabilidades esenciales

Las funciones esenciales incluyen, pero no se limitan a las siguientes:

  • Gestionar las actividades administrativas generales de la oficina.
  • Seguir siendo responsable de las operaciones diarias de las instalaciones, incluida la supervisión del mantenimiento y la alteración de las áreas y el equipo de la oficina, como el diseño, la disposición y el mantenimiento de las instalaciones de la oficina; compra de material de oficina, mobiliario, material de oficina, etc. para todo el personal
  • Realizar trabajos administrativos como mecanografiar, archivar, clasificar y distribuir correo; ayudar con la preparación de la correspondencia a los clientes
  • Mantener la confidencialidad de la información sensible y confidencial.
  • Ayudar a los contadores con actividades como el procesamiento de cuentas por pagar y cuentas por cobrar de manera precisa y oportuna y otras actividades relacionadas
  • Participará y supervisará en una amplia gama de proyectos y eventos de la empresa.
  • Realizar otras tareas relacionadas con el trabajo según lo asignado
Calificaciones mínimas (conocimientos, destrezas y habilidades)
  • Grado asociado en Administración de Empresas; Preferidos solteros
  • Experiencia previa como gerente de oficina, la experiencia de supervisión es una ventaja.
  • Se requieren sólidas habilidades informáticas e Internet, incluido todo el paquete de MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • La experiencia con el software de nómina es una ventaja; familiaridad con la administración de planes 401k, seguro médico / dental, COBRA, ERISA, FMLA y regulaciones estatales y federales relacionadas a más
  • Debe ser emprendedor con excelentes habilidades interpersonales y de comunicación con talento para el servicio al cliente.
  • Debe ser eficiente con gran atención a los detalles.
  • Debe tener una fuerte orientación de soporte al cliente (para clientes internos / externos), conducta profesional demostrada y la capacidad de mantener información confidencial.
  • Debe tener fuertes habilidades en organización y planificación, capacidad demostrada para trabajar de forma independiente y ejercer un buen juicio y resolución de problemas.
  • Capacidad probada para gestionar proyectos
  • Capacidad para priorizar tareas, ejercer un buen juicio y confidencialidad con información sensible.
  • Excelentes habilidades de comunicación, interpersonales y de presentación.
Demandas físicas y ambiente de trabajo

Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para realizar con éxito las funciones esenciales de este puesto. Se pueden realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidades puedan realizar las funciones. Mientras desempeña las funciones de este puesto, el empleado debe hablar o escuchar con regularidad. Con frecuencia, el empleado debe usar las manos o los dedos, manipular o sentir objetos, herramientas o controles. Ocasionalmente se requiere que el empleado se ponga de pie; andar; sentarse; alcance con las manos y los brazos. El empleado debe ocasionalmente levantar y / o mover hasta 25 libras. Las habilidades de visión específicas requeridas por esta posición incluyen visión de cerca, visión de lejos y la capacidad de ajustar el enfoque. El nivel de ruido en el entorno de trabajo suele ser de bajo a moderado.

Nota:

Esta descripción del trabajo de ninguna manera establece o implica que estos sean los únicos deberes que deben realizar los empleados que ocupan este puesto. Los empleados deberán seguir cualquier otra instrucción relacionada con el trabajo y realizar cualquier otra tarea relacionada con el trabajo solicitada por cualquier persona autorizada para dar instrucciones o asignaciones. Todos los deberes y responsabilidades son funciones y requisitos esenciales y están sujetos a posibles modificaciones para acomodar a las personas con discapacidades. Para realizar este trabajo con éxito, los titulares poseerán las habilidades, aptitudes y habilidades para realizar cada tarea de manera competente. Algunos requisitos pueden excluir a las personas que representan una amenaza directa o un riesgo significativo para la salud o la seguridad de ellos mismos o de otros. Los requisitos enumerados en este documento son los niveles mínimos de conocimientos, habilidades o habilidades. Este documento no crea un contrato de trabajo, implícito o de otro tipo, que no sea una relación "a voluntad".

Categoría de trabajo: Administración
Tipo de trabajo: Tiempo completo
Localización del empleo: Aveiro-Portugal

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