Resumen de posición
El Asistente Ejecutivo proporciona apoyo de alto nivel para la gestión ejecutiva, incluida la gestión del calendario pesado y la coordinación exitosa de las reuniones de negocios. Sirven de enlace entre ejecutivos y otros departamentos dentro de la organización. Ejercen un juicio independiente en la resolución de problemas administrativos. Ellos priorizan y administran múltiples proyectos simultáneamente con poca o ninguna supervisión.
Obligaciones y responsabilidades esenciales
Las funciones esenciales incluyen, pero no se limitan a las siguientes:
- Gestión del calendario ejecutivo, que requiere interacción con ejecutivos y asistentes internos y externos para programar una variedad de reuniones de negocios
- Manejo de comunicaciones telefónicas y electrónicas entrantes y salientes en nombre de la gerencia ejecutiva; enrutar las llamadas entrantes a la parte adecuada de forma rápida y eficiente
- Organizar viajes y reservas para la dirección ejecutiva según sea necesario
- Crear de forma independiente memorandos e informes bien organizados y gramaticalmente correctos para distribuirlos a los miembros de varios departamentos.
- Ayudar con la planificación de eventos especiales
- Usar varias aplicaciones de software como hojas de cálculo, bases de datos relacionales, paquetes estadísticos y paquetes de gráficos para ensamblar, manipular y / o formatear datos y / o informes.
- Mantener el más alto nivel de confidencialidad
- Ejercicio de juicio administrativo; Asumir la responsabilidad de las decisiones, consecuencias y resultados que afecten al personal, los costos y / o la calidad del servicio dentro del área funcional.
- Realizar otras tareas que le sean asignadas.
Calificaciones mínimas (conocimientos, destrezas y habilidades)
- Se requiere título de asociado, se prefiere una licenciatura
- Cinco años o más de experiencia como asistente administrativo ejecutivo en un entorno de nivel de director ejecutivo / presidente
- Conocimientos prácticos de Microsoft Excel, Word, PowerPoint y Outlook.
- Demostrar habilidades interpersonales y dominio del vocabulario comercial para representar eficazmente al ejecutivo y a la empresa ante terceros.
- Excelentes habilidades de comunicación interpersonal, oral y escrita.
- Excelentes habilidades de redacción, corrección y edición.
Demandas físicas y ambiente de trabajo
Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para realizar con éxito las funciones esenciales de este puesto. Se pueden realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidades puedan realizar las funciones. Mientras desempeña las funciones de este puesto, el empleado debe hablar o escuchar con regularidad. Con frecuencia, el empleado debe usar las manos o los dedos, manipular o sentir objetos, herramientas o controles. Ocasionalmente se requiere que el empleado se ponga de pie; caminar; siéntese y alcance con las manos y los brazos. El empleado debe ocasionalmente levantar y / o mover hasta 25 libras. Las habilidades de visión específicas requeridas por esta posición incluyen visión de cerca, visión de lejos y la capacidad de ajustar el enfoque. El nivel de ruido en el entorno de trabajo suele ser de bajo a moderado.
Note
Esta descripción del trabajo de ninguna manera establece o implica que estos sean los únicos deberes que deben realizar los empleados que ocupan este puesto. Se requerirá que los empleados sigan cualquier otra instrucción relacionada con el trabajo y que realicen cualquier otra tarea relacionada con el trabajo solicitada por cualquier persona autorizada para dar instrucciones o asignaciones. Todos los deberes y rLas responsabilidades son funciones y requisitos esenciales y están sujetas a posibles modificaciones para adaptarse razonablemente a las personas con discapacidades. Para realizar este trabajo con éxito, los titulares poseerán las habilidades, aptitudes y habilidades para realizar cada tarea de manera competente. Algunos requisitos pueden excluir a las personas que representan una amenaza directa o un riesgo significativo para la salud o la seguridad de ellos mismos o de otros. Los requisitos enumerados en este documento son los niveles mínimos de conocimientos, habilidades o habilidades. Este documento no crea un contrato de trabajo, implícito o de otro tipo, que no sea una relación "a voluntad".
